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Liebe OTC-Mitglieder, 

um die Erfassung und Verarbeitung der "Bewirtungskosten" zukünftig zu vereinfachen und transparenter zu gestalten, soll das bestehende System in unsere eTennis-Plattform integriert werden.

 Diese Umstellung soll in zwei Etappen erfolgen: 

1. Im Oktober ändert sich für die Mitglieder zunächst nichts, die Verzehrpositionen werden wie bisher von den Mitgliedern in das "Bewirtungsbuch" eingetragen. Anschließend werden diese Positionen in das neue "Kiosksystem" unserer eTennis-Plattform eingetragen (Heike Streitbürger / Robert Krenz).
   
   Neu hierbei ist, dass diese Eintragungen Artikel-bezogen und Mitglieds-bezogen erfasst werden (bisher: Preis- und Familien-bezogen). Eine aktuelle Artikel- und Preisliste OTC-Kiosk_Artikelliste.pdf ist auf der OTC-Homepage unter Downloads abgelegt.
   Um Mitglieder mit denselben Nachnamen unterscheiden zu können, bitten wir darum, zukünftig den Vor- und Nachnamen in das Bewirtungsbuch einzutragen (Vorname evtl. abgekürzt).
   
   Nach Abschluss des Monats Oktober erfolgt dann per eTennis die Rechnungserstellung und der Einzug der Bewirtungskosten für diesen Monat. Hierbei erhält jedes einzelne Mitglied die Rechnung als E-Mail an die hinterlegte E-Mailadresse. Der Einzug erfolgt über die hinterlegten SEPA-Daten.
   (Hinweis: das auf der Rechnung ausgewiesene Kaufdatum der Artikel ist immer das Erfassungsdatum in eTennis und nicht das Eintragungsdatum in das Bewirtungsbuch.)
   
   
2. Wenn der erste Testmonat erfolgreich abgeschlossen ist, kann das Kiosksystem so umgestellt werden, dass die OTC-Mitglieder selber Artikel erfassen und kaufen können, aber nicht müssen.
   Hierbei lassen wir die Online-Erfassung und die Erfassung über das Bewirtungsbuch parallel laufen, d.h., es wird beides möglich sein. Für Mitglieder, die die Online-Erfassung nicht nutzen wollen, bleibt alles beim Alten (Erfassung mittels Bewirtungsbuch). Wer die Online-Erfassung nutzen möchte, wird seine Artikel dann über die eTennis-Plattform kaufen können.
   Aber dazu wird es dann eine ausführliche Beschreibung über einen weiteren Newsletter und als Hilfe auf der Homepage geben.

Die Umstellung auf das neue Kiosksystem ist ein weiterer Schritt bei der Digitalisierung der OTC-Verwaltung. Hierdurch sollen viele Arbeits- und Verwaltungsprozesse vereinfacht und transparenter werden. Die bisherige Abrechnung der Bewirtungskosten hat funktioniert, war aber mit einem nicht unerheblichen Arbeitsaufwand verbunden. Dieses soll durch das neue System verbessert werden. Wir bitten daher um Verständnis und Mithilfe bei dieser Modernisierungsmaßnahme.
Weiterhin basiert unsere Abrechnung der Bewirtungskosten auf dem Vertrauensprinzip, mit dem wir in der Vergangenheit gute Erfahrungen gemacht haben.

Mit sportlichen Grüßen

Robert Krenz

Administrator OTC-Mitgliederverwaltung und eTennis-Plattform